Procedimientos para Evaluación

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Antecedentes

La Fundación Interamericana (IAF) tiene una prolongada trayectoria de dedicación a la evaluación y el aprendizaje. La evaluación implica una comparación sistemática del cambio real con respecto a metas y objetivos planeados, lo que ayuda tanto a la IAF como a sus socios donatarios a evaluar los resultados de su labor. La principal herramienta utilizada es el Marco de Desarrollo de Base (MDB), un menú de 41 indicadores desarrollado por la IAF a principio de la década de 1990 para medir los resultados tangibles e intangibles de la inversión de la IAF. La aplicación del MDB genera información básica que se reporta al Consejo Directivo de la IAF, así como a la Oficina de Administración y Presupuesto y al Congreso, como lo establece la Ley de Resultados del Desempeño del Gobierno (GPRA, por su siglas en inglés).

Su personal y sus socios participan activamente en la exploración de la dinámica del desarrollo comunitario conducido por la ciudadanía. La totalidad de la cartera activa y de la relación con socios donatarios alimenta nuestro trabajo y acrecienta los conocimientos sobre desarrollo comunitario. Dado que el desarrollo efectivo es un emprendimiento a largo plazo, la IAF realiza evaluaciones anuales a posteriori de proyectos seleccionados, luego de cuatro o cinco años de haber concluido la financiación de la IAF.

Propósito

El propósito de estas pautas es asegurar la coherencia y la confiabilidad al evaluar los resultados del trabajo de la IAF de modo tal que los datos y conclusiones generados (1) ayuden a nuestros socios a aprender de sus experiencias; (2) aporten en la toma de decisiones sobre la asignación de recursos de la IAF; (3) contribuyan a los conocimientos sobre el desarrollo; y (4) permitan la rendición de cuentas por parte de la IAF ante quienes toman las decisiones.

Alcance

Las pautas se aplican a la recolección y verificación de datos sobre resultados de la mayoría de los proyectos de la cartera activa de la IAF y a las evaluaciones a posteriori. Antes de recibir un desembolso, cada nuevo socio donatario elije algunos indicadores, de entre los 41 incluidos en el MDB, para hacer el seguimiento de su avance. Los datos reportados en los intervalos requeridos son verificados independientemente. Una historia del proyecto redactada al concluir el período de la donación resume todos los resultados reportados y extrae lecciones para el futuro.

Proceso de evaluación y aprendizaje

La IAF requiere que los socios donatarios informen con regularidad sobre los resultados de su labor de tal modo que el progreso hacia los objetivos pueda ser medido. Los resultados son monitoreados por medio de la aplicación del menú del MDB de mediciones tangibles e intangibles de resultados a nivel del individuo o familia, de la organización donataria, y más ampliamente, de la comunidad o sociedad correspondiente. El proceso ayuda a los socios donatarios a establecer metas, aclarar logros y desafíos, y a aprender de ellos.

1. Selección de los mejores indicadores para el proyecto
Durante su reunión inicial de orientación, el socio donatario, el representante de la IAF y el profesional contratado en el país del proyecto (verificador de datos) eligen los indicadores del MDB que coinciden con los objetivos deseados, o resultados esperados a corto plazo del proyecto.

Ejemplos de lo que se busca:

  • el conocimiento y las destrezas que los beneficiarios adquirieron y aplicaron;
  • destrezas administrativas desarrolladas por la organización donataria, recursos aprovechados y relaciones forjadas con los sectores privado y público para ampliar el impacto del proyecto;
  • cambios en programas y políticas que benefician a las personas desfavorecidas de la comunidad y la divulgación de buenas prácticas y lecciones.

2. Línea de base o punto de partida
El socio donatario y los verificadores de la IAF registran la situación inicial de referencia antes del primer desembolso de fondos de la IAF de modo que las condiciones puedan ser comparadas al principio, en el transcurso, y al final del proyecto. Si el proyecto es evaluado cinco años después de concluida la financiación de la IAF, los datos del punto de partida facilitan una comparación con los resultados al finalizar el proyecto y cinco años después de haber concluido.

3. Informes
Los socios donatarios informan cada seis meses sobre el avance hacia sus objetivos y metas. La Oficina de Evaluación verifica e integra los resultados en el Informe Anual de Resultados de Donaciones, el cual responde a los requerimientos de GPRA. Los informes preparados por socios donatarios individuales así como el Informe Anual de Resultados de Donaciones son utilizados por la Oficina de Programas para hacer un seguimiento de los avances.

4. Historia del proyecto
Al concluir el proyecto, el verificador compila una descripción que detalla el diseño de su proyecto, la ejecución, los resultados, y la sostenibilidad e impacto esperados. La descripción identifica lo que funcionó, lo que no funcionó y por qué, e incluye lecciones fundamentales y comentarios. La Oficina de Evaluación y la Oficina de Programas hacen un resumen de las mejores prácticas de relevancia para cada proyecto. Las descripciones de proyectos pueden ser agrupadas por temas comunes o resultados esperados, lo que ayuda a la IAF a arribar a conclusiones más sólidas.

5. Evaluaciones a posteriori
Una vez por año, la Oficina de Evaluación y la Oficina de Programas de la IAF seleccionan para evaluar por grupo temático o individualmente un subconjunto de entre cinco y 10 proyectos cuya financiación de la IAF haya concluido cinco o más años antes. Verificadores de datos visitan cada sitio de proyecto; recogen datos de relevancia por medio de entrevistas, observaciones y otras fuentes; y redactan un informe a ser revisado por personal de la IAF. La evaluación a posteriori compara los datos del punto de partida recogidos antes del desembolso inicial de la financiación de la IAF con datos sobre los mismos indicadores recogidos posteriormente. [Esto es una repetición de lo que se encuentra en el ítem # 2. La Oficina de Evaluación redacta un resumen del informe de evaluación del verificador y las da a conocer en el sitio web de la IAF o por otros canales.

6. Meta análisis
La Oficina de Evaluación y la Oficina de Programas pueden contratar a evaluadores externos para que realicen meta análisis de un grupo de evaluaciones a posteriori. Esto implica examinarlas en busca de puntos comunes y de tendencias relacionables con la financiación de la IAF. Las lecciones extraídas son aplicadas al proceso de concesión de donaciones y divulgadas hacia una audiencia más amplia.

Potencial de aprendizaje

Para mejorar su efectividad como organización, la IAF evalúa constantemente su enfoque hacia el desarrollo comunitario. La revisión de toda la cartera ayuda a determinar la validez de sus principios y enfoques fundamentales. La evaluación sistemática y la preparación de informes de resultados logrados en el camino también ayudan a las organizaciones donatarias a manejar sus respectivos proyectos, informar claramente y demostrar capacidad de acción y responsabilidad.